Plateforme — Rôles, circuits et traçabilité
ERP BTP au Maroc : rôles, circuits de validation et traçabilité
La plateforme Bopera fixe qui voit quelles affaires, qui peut faire quoi et qui doit signer, à partir de quel montant. Chaque décision est horodatée dans un journal d'audit qui ne se modifie pas après coup.
Rôles prêts à l'emploi ou sur mesure, circuits définis affaire par affaire, documents à vos couleurs et à vos mentions légales : vous configurez votre organisation, sans développement.
- Bâtiment
- Travaux publics
- Génie civil
- Mes approbations4 à signer2 DA, 1 décompte, 1 facture
- Ce qui m'est revenu1 budgetRejeté, avec son motif
- Mes brouillons32 demandes d'achat, 1 contrat
- Décomptes à valider2Sous-traitance, ce mois-ci
- Échéances à 30 jours7Dont 1 échue
- Activité récente12Événements du jour sur vos affaires
- Ce que vous définissez
- Vos agences, vos rôles, les affaires de chacun et les circuits de validation par type de document et par montant.
- Ce que Bopera applique
- Les droits à chaque action, côté serveur : un utilisateur ne voit que ses affaires et ne fait que ce que son rôle permet.
- Ce que vous décidez
- Approuver, ou rejeter avec un motif, depuis une seule boîte « Mes approbations », en étant prévenu par e-mail à chaque étape.
- Ce qui reste
- Un journal d'audit horodaté de chaque événement, refus d'accès compris, qui ne se modifie pas après coup.
Le problème
Quand les règles vivent dans les têtes, chaque chantier a les siennes.
Les validations passent par téléphone, par WhatsApp ou par une signature sur papier : après coup, impossible de dire qui a autorisé une commande, et à quel montant.
Un dossier partagé ouvre tout ou ne montre rien : chacun voit plus qu'il ne devrait, ou moins qu'il n'en a besoin pour travailler.
Chaque document sort avec la mise en page et la numérotation de celui qui l'a préparé, et les mentions légales manquent au moment où le client ou le fournisseur les demande.
La plateforme
Ce que la plateforme Bopera met en place
Communes à tous les modules, ces briques décident qui voit, qui agit, qui signe, et ce qui en reste.
Rôles et permissions
109 permissions, réunies en 16 rôles prêts à l'emploi : directeur général, métreur, acheteur, conducteur de travaux, chef de projet, magasinier, trésorier, contrôleur financier… Vous ajustez la matrice d'un rôle ou créez vos propres rôles.
- 16 rôles
- Sur mesure
- 109 permissions
Accès affaire par affaire
Un utilisateur ne voit que les affaires auxquelles il est affecté, et le serveur le vérifie à chaque action. Sur une affaire, vous accordez ou retirez une permission précise ; un retrait l'emporte toujours. Les achats se cloisonnent aussi par type : achat, location, prestation, sous-traitance.
- Affectation
- Ajout ou retrait
- Type d'achat
Circuits de validation par montant
Pour chaque affaire et chaque type de document, vous définissez des tranches de montant et leurs signataires nommés. Dans une tranche, les signatures se suivent dans l'ordre ou se donnent en parallèle ; une tranche peut aussi n'en demander aucune, pour les petits achats.
- Tranches
- Signataires
- Ordre ou parallèle
« Mes approbations »
Chaque signataire retrouve ce qui l'attend dans une seule boîte, avec un compteur, et reçoit un e-mail quand vient son tour. Un rejet se motive ; une relance part au plus une fois par 24 heures. L'historique du document montre qui a signé, et quand.
- Boîte unique
- Relance
Journal d'audit
Chaque événement métier est enregistré et horodaté, les refus d'accès aussi. Aucune ligne ne se modifie ni ne se supprime depuis l'application ; le journal se consulte par module, par affaire et par période.
- Horodatage
- Refus tracés
- Non modifiable
Documents, numérotation et agences
Onze modèles de documents, du DQE au bon de commande, au décompte et à la facture client, se composent à vos couleurs avec un aperçu en direct et vos mentions ICE, IF, RC, Patente, CNSS et RIB. La numérotation suit vos règles, agence par agence.
- Modèles
- Codification
- Agences
La mise en place
De votre organisation à la première signature.
Tout se règle dans Bopera, par votre administrateur, sans développement ni installation.
Renseigner l'entreprise
Raison sociale, ICE, IF, RC, Patente, CNSS et comptes bancaires avec leur RIB : les mentions qui figureront sur vos documents.
Paramétrer les agences
Chaque agence a son en-tête de documents et sa codification. Un utilisateur peut travailler dans plusieurs agences, avec un rôle dans chacune.
Attribuer les rôles
Vous créez les utilisateurs, leur donnez un rôle prêt à l'emploi ou sur mesure, puis les affectez aux affaires sur lesquelles ils travaillent.
Définir les circuits
Sur chaque affaire, vous fixez les tranches de montant et les signataires par type de document : devis, achats, décomptes, factures…
Signer et tracer
Les documents partent en validation, les signataires sont prévenus par e-mail et chaque décision entre dans le journal d'audit.
EntrepriseAgencesRôlesAffairesCircuitsJournal d'audit
Valider par téléphone et WhatsApp, ou avec Bopera
Un accord oral ne laisse ni montant ni date. Un circuit défini dans l'outil s'applique de la même façon à chaque document.
| Sur vos règles de fonctionnement | E-mails, WhatsApp & Excel | Bopera |
|---|---|---|
| Qui voit quoi | Un dossier partagé ouvert à tous, ou des fichiers envoyés au cas par cas. | Chacun ne voit que ses affaires, et n'agit que dans les limites de son rôle. |
| Qui doit signer | Cela dépend du montant, du chantier et de qui est joignable ce jour-là. | Un circuit par affaire et par type de document, avec ses tranches de montant et ses signataires nommés. |
| Où en est la validation | On appelle pour savoir qui n'a pas encore répondu. | L'historique montre qui a signé et qui est attendu ; une relance part par e-mail, au plus une fois par 24 heures. |
| Preuve d'une décision | Un message vocal, un « ok » dans une conversation, une signature scannée. | Un événement horodaté dans un journal d'audit qui ne se modifie pas. |
| Documents envoyés | Une mise en page par personne, des mentions légales parfois absentes. | Des modèles communs, à vos couleurs, avec ICE, IF, RC, Patente, CNSS et RIB. |
| Numérotation | Tenue à la main, d'un fichier à l'autre. | Une codification automatique par type de document, selon vos préfixes, agence par agence. |
Une seule plateforme sous tous les modules. Vos règles s'appliquent partout.
Questions fréquentes
La gouvernance d'un ERP BTP, en pratique.
Une question qui n'est pas ici ? Nous y répondons sur votre cas précis pendant la démo.
Poser ma question →Comment fonctionne un circuit de validation par montant ?
Pour chaque affaire et chaque type de document, vous définissez des tranches de montant, chacune avec ses signataires nommés. Le montant du document détermine la tranche qui s'applique ; dans cette tranche, les signatures se suivent dans l'ordre ou se donnent en parallèle. Une tranche peut ne demander aucune signature, et un document sans circuit est validé directement.
Peut-on créer ses propres rôles dans Bopera ?
Oui. Bopera fournit 16 rôles prêts à l'emploi, du directeur général au magasinier, construits sur 109 permissions. Vous pouvez modifier la matrice de permissions d'un rôle ou créer un rôle sur mesure, puis l'attribuer à vos utilisateurs.
Qui voit quelles affaires dans Bopera ?
Un utilisateur ne voit que les affaires auxquelles il est affecté ; ce contrôle est fait par le serveur à chaque action, pas seulement à l'écran. Sur une affaire donnée, une permission peut être ajoutée ou retirée à une personne, et un retrait l'emporte toujours sur son rôle.
Le journal d'audit peut-il être modifié ?
Non. Chaque événement métier y est enregistré et horodaté, y compris les actions refusées faute de droits, et aucune ligne ne peut être modifiée ni supprimée depuis l'application. Le journal se consulte par module, par affaire et par période, dans la limite des affaires que l'on voit.
Les documents produits portent-ils nos mentions légales ?
Oui. Le profil entreprise porte vos ICE, IF, RC, Patente, CNSS et comptes bancaires, et chaque modèle de document choisit les mentions à afficher, avec vos couleurs et votre logo. Sur une facture, l'ICE, l'IF, le RC et la Patente sont toujours imprimés.
Faut-il installer Bopera ?
Non. Bopera fonctionne dans un navigateur web, sur ordinateur comme sur téléphone, sans installation sur vos postes. L'interface est en français, et les données de chaque entreprise sont séparées de celles des autres.
Construisons ensemble un de vos circuits de validation.
Venez avec votre organigramme et vos seuils de signature : nous construisons avec vous un circuit réel et suivons un document jusqu'à son approbation.